Документы основа автоматизированной банковской системы



Скачать 126.1 Kb.
Дата09.05.2016
Размер126.1 Kb.
Документы - основа автоматизированной банковской системы
Арлазаров В.Л., Безмозгий И.М., Емельянов Н.Е.


Аннотация. Рассматривается метод построения автоматизированной банковской системы, который позволяет проследить для каждого акта деятельности все бумажные документы, на основе которых он произведен, в любой момент отобразить на экране или распечатать соответствующие документы, послать электронные копии документов любому заинтересованному и имеющему право доступа сотруднику. Метод позволяет интегрировать всю информацию в хранилищах данных и информационно – аналитических системах, необходимую для управления Банком и повышения производительности его работы.
Введение.

Документы лежат в основе любой организации. Любая организационная, коммерческая, производственная, исследовательская деятельность ведется на основе набора документов (устава, лицензий, приказов, распоряжений и т.п.), и содержит, в качестве своей существенной компоненты, обработку массы документов (законодательных, коммерческих, рекламных, научных и др.).

Практически все организационные системы сегодня работают с бумажными документами. Это возникает, в первую очередь, из-за того, что нет точного законодательства о юридическом статусе электронных документов. Кроме этой причины, играют роль и другие, например, сложившиеся традиции. Пожалуй, самой незначительной причиной почти полного отсутствия безбумажных технологий является сложность их технической реализации. Сейчас многие организации обладают прекрасной компьютерной техникой и в то же время тонут в безумном обилии бумажных документов, мечтая избавиться от этих тонн бумаги. В данной статье предлагается подход к построению организационных систем, который, не нарушая традиционной юридической силы бумажного документа, позволяет практически освободить организацию от массы бумаг. Основная идея заключается в том, что бумажные документы, подписанные и заверенные печатями, лежат в архиве бумажных документов где-нибудь за городом. Работа ведется только с графическими образами документов. Так организовать работу удается потому, что потребность обращения к имеющим юридическую силу бумажным документам возникает крайне редко, грубо говоря, только при судебном разбирательстве.

В работе рассматривается метод построения организационных систем, который позволяет проследить для каждого акта деятельности все бумажные документы, на основе которых он произведен, в любой момент отобразить на экране или распечатать соответствующие документы, послать электронные копии документов любому заинтересованному и имеющему право доступа сотруднику. Кроме того, метод позволяет интегрировать всю информацию, необходимую для управления организацией, построения хранилищ данных и типа OLAP информационно – аналитических систем.



Специфика Автоматизированной банковской системы среди других систем управления.

В качестве примера для обсуждения концепции построения автоматизированных систем управления на основе документов мы выбрали Автоматизированные банковские системы (АБС).

Банки удивительный пример человеческой деятельности, которая не только построена на основе документов, но, можно сказать, вообще ничего больше не содержит, кроме работы с документами. Банки ничего не производят, никого не обучают и т.д. В этом смысле АБС, пожалуй, самый интересный объект автоматизации работы с документами.

Традиционная на сегодняшний день схема построения отечественных АБС представлена на рис.1.



Рис.1. Обычный подход к построению АБС



Методика обработки документов.
В традиционном подходе к построению АБС на основе первичных документов

делаются вручную проводки, а сами документы сдаются в архив бумажных документов (см. рис.2).


Рис. 2. Традиционный подход


Суть предлагаемой методики заключается в том, что каждая подсистема, создаваемой АБС, строится по схеме, представленной на рис. 3. Документ, поступивший в подсистему, регистрируется и его реквизиты поступают в Базу данных документов, кроме того, он сканируется и его образ хранится в Архиве образов документов.

Все необходимые бухгалтерские операции, проводимые на основании первичных документов, отражаются в Главной книге (синтетический учет, отчетность) и других Базах данных (например, учет материальных ценностей).

Все документы и все осуществленные на их основе операции перевязаны взаимными ссылками, так что по любому из этих объектов можно найти все остальные, связанные с ним.

Рис. 3. Предлагаемый подход. Прозрачность деятельности Банка (взаимосвязи документов и операций).


Работ, посвященных проблемам обработки документов, очень много. Все системы АСУ (вспомним повсеместное внедрение их в 1960 –1980 годы), конечно, тоже строились на основе документов. Выделялись следующие функции обработки документов:

  • ввод документов,

  • регистрация документов,

  • рассылка копий документов,

  • организация движения подлинников документов,

  • контроль исполнения поручений, вызванных документами,

  • подготовка новых документов,

  • обработка документов (выполнение на основе документов операций, изменяющих состояние БД (АБС)),

  • генерация документов на основе информации из БД,

  • сдача документов в архив,

  • поиск документов,

  • отображение документов на дисплей и печать.


Что же нового в предлагаемом подходе?
Во-первых, благодаря огромному прогрессу в скоростях компьютеров и размерах памяти накопителей, кардинально изменилось отношение к самому документу. Если раньше из него извлекались отдельные данные, которые затем располагались в БД, то теперь появилась возможность вводить и хранить непосредственно образы документов, из которых автоматически (или полуавтоматически) извлекается нужная информация.

В результате бумажный документ, сохраняя юридический статус, теряет верификационную функцию, когда именно он фигурировал во всех спорных ситуациях. Практически почти всегда проще напечатать документ заново из компьютера, чем искать его бумажный оригинал. Особенно, в пространственно распределенных системах. Эта деталь, делающая компьютер необходимым звеном в работе с документами именно в своей изначальной форме имеет принципиальное значение для изменения отношения к компьютерным данным вообще и для реального внедрения безбумажных технологий.

Другой эффект автоматического ввода исходных документов связан с формированием БД. Дело в том, что существующее всегда желание создать интегрированное хранилище данных наталкивалось на существенные препятствия. С одной стороны, многие документы используются различными подразделениями, причем каждому нужна только часть имеющихся данных. В таком случае при вводе данных дублирование практически неизбежно. (Мы не обсуждаем заведомо обреченных попыток возложить ввод документов на специальные подразделения). С другой стороны, типична ситуация, когда необходимые данные собираются из нескольких документов. В этом случае стремление минимизировать повторный ввод общих показателей, расположенных на разных документах, приводит к дополнительной проблеме согласованности введенных данных. Ясно, что наличие в компьютере образов исходных документов, связанных с показателями БД, резко упрощает технологию работы и делает ее существенно более надежной.

До сих пор мы говорили о вводе информации. Однако, не меньшее влияние современный документный подход оказывает на ее использование. Реальная возможность без сверхусилий набирать огромные массивы документальных данных как числовых, так и текстовых выдвигает на первый план задачи построения систем анализа этих массивов и построенных на их основе БД. При этом важный аспект составляет проблема представления информации для лиц принимающих решения. Так как мечты о руководителях, задающих компьютеру SQL запрос и воспринимающих его результаты, пока остаются мечтами, а время распечаток многотомных сводок, в которых все есть, давно ушло, одно из наиболее приемлемых решений состоит в выводе результатов в виде привычных документов. Разумеется, необходимы достаточно мощные средства управления как формой, так и содержанием выходного документа.

Наконец, отметим, что по закону перехода количества в качество: построение единой системы управления сейчас стало реальностью. В связи с этим на первый план выходят новые задачи, которые раньше были не видны за тогда первоочередными выше перечисленными задачами. Эти новые задачи – структурирование предметной области и интеллектуализация систем управления. Включение каждого документа в контекст системы. Документы и данные не существуют вне общей структуры и взаимосвязей, как внутренних, так и внешних (с фундаментальными и регламентирующими документами). Нахождение каждому документу в этой структуре своего места обеспечивает, в частности, однократный ввод информации и последующий доступ к ней всех заинтересованных и авторизованных пользователей.

Ниже обсуждаются некоторые новые реализации функций обработки документов на примере компонент АБС.


Ввод и обработка платежных поручений.

Клиент Банка, который приходит в Банк с платежным поручением, может быть обслужен следующим образом. Операционистка принимает от него платежное поручение и помещает его на сканирующее устройство. Специальная программа ввода платежных поручений определяет поля формы, в которых расположены необходимые реквизиты, высвечивает их на экран дисплея и делает все необходимые проверки допустимости операции, заказанной клиентом (отметим, что в платежном поручении фиксирована только топология расположения полей, а не абсолютно точное их положение, см. [1]). Если значения полей распознаны надежно, то операционистка выполняет необходимую операцию. При этом (см. рис. 2) происходит запись реквизитов платежного поручения в базу данных регистрации документов типа «Платежное поручение», выполняются бухгалтерские операции в Главной книге и образ документа заносится в Архив образов. Все эти записи снабжаются взаимными ссылками.

Таким образом, вместо традиционного «тупого» ручного ввода около 20 реквизитов платежного поручения, операционистка занята проверкой правильности оформления заказа на операцию и проверкой правильности распознавания только отдельных сомнительных (как правило, меньше процента) подсвеченных полей платежного поручения. Опыт внедрения такого подхода к обработке платежных поручений показал его эффективность и надежность. После первых же установок он начинает применяться постоянно и повсеместно.
Управление делами.

В системе управления делами документ регистрируется как таковой (автор документа, номер, дата, кому направлен и т.д.) практически без учета его содержания, оно представлено только краткой аннотацией.

Построение системы регистрации входящих, внутренних и исходящих документов, рассылка документов заинтересованным лицам и исполнителям, контроль за исполнением - также естественно ложатся на указанную схему работы. В отличие от традиционной функции ввода, каждый входящий документ, кроме регистрации, еще и сканируется, и его изображение хранится в системе (см. [2]). Такой функции обработки документов еще 10 лет не было, так как не было недорогих и качественных сканеров, и недопустимым расточительством памяти было хранение образа документа. Сейчас сканирование позволяет рассылку документа делать по электронной почте, исключив курьеров, многочисленных в настоящее время во всех крупных банках.

В системе Документооборота в отличие от системы Ввода платежных поручений огромное количество самых разнообразных форм документов (договора, служебные записки, приказы, инструкции и т.п.). Никаких стандартных единых шаблонов для этих типов документов не существует, поэтому построить систему автоматического распознавания и ввода значений реквизитов пока невозможно. Регистрация документов проводится по нескольким десяткам реквизитов, вообще говоря, разным для разных типов документов, поэтому регистрация потока документов, как правило, до последнего времени остается весьма трудоемкой. Предлагаемый подход отличается еще одним замечательным свойством: он позволяет свести практически к нулю ручной ввод реквизитов регистрируемых документов. Это достигается автоматическим распознаванием фрагментов образа документа. Действительно, все реквизиты документа имеются в его образе, поэтому достаточно их выделить на изображении документа и перенести в поле соответствующего реквизита.




Учет доходов и расходов (договоров, актов, счетов).

Комплекс средств Учета доходов и расходов Банка включает в себя учет договоров с поэтапными планами выполнения работ и схемами оплаты, актов, счетов, счетов-фактур по выполненным работам, платежных поручений на оплату, формирование книг покупок и продаж (см. [3]).

Документ (например, договор), зарегистрированный в системе управления делами, вновь обрабатывается в системе учета доходов и расходов, но уже на содержательном уровне. Бухгалтер анализирует содержание документа и осуществляет соответствующие операции. В БД хранятся и все первичные документы, и все принятые решения и сделанные бухгалтерские операции – проводки, и все возникающие внутренние документы, при помощи которых фиксируются бухгалтерские операции (например, мемориальные ордера).

На этом примере рассмотрим специфику разработки системы управления по новой методике.

Разработка начинается с обследования разнообразных, часто детально регламентированных бизнес – процессов объекта управления. Далее на основе обследования создается модель бизнес-процессов BPD (Business Process Diagram). На их основе разрабатываются структурные схемы, отражающие логику работы пользователей – диаграмма архитектуры системы SAD (System Architecture Diagram), информационная модель данных ERD (Entity-Relationship Diagram), диаграмма потоков данных DFD (Data Flow Diagram), модель пользовательского интерфейса FSD (Form Sequence Diagram), показывающие, какие и где формы (типы документов) появляются в приложениях, в какой последовательности, с какими взаимосвязями между формами и сущностями в ERD (см. [4]). На основе разработанных моделей создается единый интегрированный программный комплекс. Сейчас в банках часто для решения разных задач внутренней бухгалтерии используются отдельные подсистемы, что, например, приводит к двух-, а то и трехкратному вводу одной и той же информации. Для разработки моделей созданы достаточно продвинутые CASE технологии BPwin, ERwin, UML (Unified Modeling Language) (см. [4]) и другие.
Архив образов банковских документов.

Банки отличаются от всех других коммерческих структур тем, что они каждый день подводят баланс. И, соответственно, каждый день все документы, обработанные в течение дня, переплетаются в дела и сдаются в архив. Каждый день это несколько больших томов (формата А4, до 1000 страниц в каждом). К документам, на основании которых были выполнены банковские операции, добавляются также сопроводительные документы. В процессе работы Банка часто приходится вновь обращаться к этим уже обработанным и сданным в архив документам. Поэтому при традиционной организации работ большие шкафы-сейфы с документами текущего года занимают часто комнату (или несколько) в помещении офиса. Опыт работы с архивами образов документов показал, что, как правило, в течение ряда лет ни разу не приходится поднимать бумажные подлинники документов, все аудиторские, налоговые и другие проверки вполне доверяют хорошим экранным представлениям документов или их качественными копиями. При этом обращение к образам документов возросло на порядок по сравнению с бумажным архивом. Еще одна замечательная особенность электронного архива документов заключается в повышении защищенности архива. Дело в том, что в электронном архиве можно отследить и запротоколировать все обращения к образам документов: кто, когда, с какого компьютера, с каким запросом обратился к архиву; с каких документов, в каком количестве напечатал копии и т.п. (см. [5]).


Информационно аналитическая система.

Многие организации нуждаются в двух разных информационных средах. Одна, ориентированная на решение оперативных задач управления (некоторые авторы называют такую среду транзакционной), другая - на информационные приложения. Данные для информационных приложений поступают из оперативных приложений, как правило, после предварительной обработки (реструктуризации, приведения к единой системе измерений, агрегирования и др.), а также из внешних источников СМИ, web сайтов (курсы валют, рынок ценных бумаг, рейтинг фирм и др.). Если для построения оперативных приложений, как правило, используются реляционные СУБД, то для построения информационных приложений: хранилищ данных, OLAP систем авторы отмечают «не эффективность существующих решений на основе реляционных баз (ROLAP), которые и в ближайшее время не смогут стать удовлетворительными по важнейшей характеристике – скорости обработки заранее не регламентированных запросов» (см. [6], стр. 20)

Еще одна особенность современных информационных приложений, если еще в середине 90-х годов наиболее продвинутые информационные системы базировались на архитектуре клиент/сервер, то сегодня ведущей технологией их построения становятся web технологии в сетях интернет / интранет.

При больших и все возрастающих потоках внешней информации чрезвычайно важной становится функция автоматической обработки информации, которая без участия человека позволяет произвести рубрикацию документов и, отбросив ненужные, поместить их в определенную структуру хранилища документов. Такая функция, разработанная в ИСА РАН и ЗАО «Интеллектуальные технологии», пользуется широким спросом разработчиков информационных и аналитических систем.

Другая важная функция обработки документов заключается в индексации документов по всем словам, учитывающая грамматику русского языка, например, игнорирование указанных частей речи (союзов, наречий, глаголов и т.п.), приведение слов к каноническому написанию (именительный падеж, единственное число и т.п.). Аналогично поиск по любому свободно сформулированному запросу с выделением из него значащих слов и приведением их к каноническому виду.

Информационно аналитические системы в банках это обычно часть будущего хранилища данных.


Заключение.

Современные отечественные системы АБС характеризуются разрозненностью подсистем, жесткой, в виду постоянно меняющегося законодательства, привязкой к требованиям Центрального банка и регулирующих органов (а тем самым и жесткой привязкой к Главной книге), сложностью обобщенного анализа и прогнозирования деятельности Банка (см. рис.1.).

Предлагаемый подход ориентирован в первую очередь на управление банком и повышение эффективности его работы. Он позволяет обеспечить сбор и анализ данных, прозрачность деятельности Банка (за счет фиксации взаимосвязи документов и банковских операций). Сбор полной информации о деятельности Банка как внутренней из оперативных операционных систем Банка, так внешней информации, поступающей извне. Что позволяет разрабатывать OLAP системы Управления банком на основе полной информации о деятельности Банка, извлекаемой из Хранилищ документов и данных.

Общая банковская система, построенная по предлагаемой методике, представляется следующим образом (см. Рис.4): в центре Система управления банком, использующая полную информацию по всем первичным документам; Главная книга – один из модулей; полная интеграция компонент; широкое применение безбумажных технологий.

Рис. 4. Общая архитектура АБС



Литература

  1. Постников В.В. Формальный подход к задаче идентификации графических образов структурированных документов // Развитие безбумажной технологии в организационных системах. Сборник трудов ИСА РАН / Под редакцией д.т.н. проф. Арлазарова В.Л. и д.т.н. проф. Емельянова Н.Е. М.: Эдиториал УРСС, 1999. с. 280 – 299.

  2. Акимова Г.П. и др. Применение новых информационных технологий в делопроизводстве // Развитие безбумажной технологии в организационных системах. Сборник трудов ИСА РАН / Под редакцией д.т.н. проф. Арлазарова В.Л. и д.т.н. проф. Емельянова Н.Е. М.: Эдиториал УРСС, 1999. с. 17 - 27.

  3. Арлазаров Е.В. и др. Принципы построения системы внутрибанковской бухгалтерии // Статья в настоящем сборнике

  4. Вендров А.М. CASE технологии. Современные метода и средства проектирования информационных систем // Финансы и статистика. М.1998, 177 с.

  5. Акимова Г.П. и др. про Архив //Интеллектуальные технологии ввода и обработки информации. Сборник трудов ИСА РАН / Под редакцией д.т.н. проф. Арлазарова В.Л. и д.т.н. проф. Емельянова Н.Е. М.: Эдиториал УРСС, 1998. с. 4 - 14.

  6. Архипенков С. Oracle Express OLAP // ДИАЛОГ-МИФИ, М. 1999, 320 с.


База данных защищена авторским правом ©bezogr.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница