Бугарска-Србија ипа прекогранични програм приручник припрема и Имплементација пројекта



страница9/15
Дата30.04.2016
Размер2.27 Mb.
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   15

Процес селекције на бази појединачне тендерске процедуре: Процес селекције за уговоре за појединачне тендере по правилу није везан за упоређивање различитих понуда. Уместо тога, процес селекције процењује да ли је примљена понуда у складу са основним техничким захтевима као што је описано у тендерском досијеу. Процедура за појединачни тендер је описана у делу 2.4.8 PRAG-a. Корисник треба да опише процес селекције у анексу а 10_b за сваки тип уговора, објашњавајући начин на који се утврђује учесник/ци у преговорима и цена, као и основ за одлуку о додели. Наручилац мора да прати кораке преговарања који су приказани у обрасцу преговарања и да обезбеди да се прописно примењују основни принципи везани за процедуре набавки као што су провера компатибилности са правилима о квалификованости (правила о националности), способност да се реализују критеријуми уговора и искључивања. Сви документи који доказују декларисане околности понуђача треба да се захтевају и приложе анексу а 10_b, како би се подржала коначна одлука корисника. Додатни документи треба да се захтевају најкасније у евалуационој фази и пре потписивања уговора. Наручилац треба да пошаље писмо обавештења компанији која је изабрана, као и неуспешним понуђачима. Уговор са успешним понуђачем се може израдити на основу формата који се налази у тендерским документима. Формат уговора је доступан у оквиру следећих анекса B8: Нацрт уговора (за уговоре о услугама); C4: Нацрт уговора (за уговоре о робама) и D4: Нацрт уговора (за уговоре о радовима).
2.3.2. Конкурентни преговарачки поступак (Competitive negotiated procedure)

Конкурентни преговарачки поступак се односи на уговоре о услугама, набавкама роба и радовима. У оквиру ове процедуре, Корисник (у улози Наручиоца) позива кандидате по свом избору да поднесу тендере. Обично бар 3 кандидата треба да буду позвана. На крају поступка наручилац бира:




  1. У случају уговора о услугама – технички усаглашен тендер који нуди најбољу вредност за новац. Обично се користи однос 20% цене и 80% техничког квалитета.




  1. У случају уговора о набавкама роба и радовима – најјефтинију технички усаглашену понуду.

Процедура се имплементира коришћењем стандардних тендерских докумената. Наручиоц припрема пун тендерски досије који у довољно детаља описује процедуре и очекивања од понуђача. Формати докумената за ову процедуру су доступни на веб страницама:




Услуге

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B

Роба

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=C

Радови

http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=D

Специфични захтеви у погледу појединачних тендера:




  • Публиковање (објављивање) тендера: У случају конкурентних преговарачких процедура, није захтевана никаква публикација. Међутим, корисник може одлучити да публикује обавештење о Набавци како би сакупио више од три понуде.

  • Време подношење тендера: Позвани понуђачи морају да имају минимум 30 дана од слања позивног писма да поднесу своје понуде. Рок почиње да тече од наредног дана када је тендер достављен понуђачу. Практично ако је понуђачу позив за учешће на тендеру са тендерским пакетом достављен 01/01/2014, крајњи рок за пријем тендерских понуда је 31/01/2014. Рок може бити дужи од 30 дана никако краћи. Ови услови се наводе експлицитно у инструкцијама за понуђаче.


Процес селекције у оквиру Конкурентне преговарачке процедуре: Тендери се отварају и оцењују од стране Комисије за евалуацију коју формално поставља Наручилац. Она се састоји од председавајућег који не гласа, секретара који не гласа и непарног броја гласајућих чланова (минимум три). Комисија за евалуацију и њени чланови треба да буду постављени званичним именовањем од стране Корисника у улози Наручиоца, а на основу њихових квалификација и вештина (CVs треба да иду уз номинацију). Сваки члан мора да има солидно знање језика на ком су пријаве поднете. Сви чланови Комисије за евалуацију су у обавези да потпишу Изјаву о непристрасности и поверљивости. Формат изјаве је доступан у оквиру анекса А4: Изјава о непристрасности и поверљивости (Declaration of impartiality and confidentiality) на веб страници: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=A

У случају да се спроводи конкурентни преговарачки поступак, посматрачи из програмских структура (JTS, JTS Antena и МА) морају бити позвани да посматрају евалуациони процес. Позивнице за фазу отварања тендера морају бити послате у року од 15 дана пре одговарајућег датума отварања. До 5 дана након добијања позивнице чланови програмске структуре, са званичним писмом Кориснику, могу да именују свог представника да посматра цео или део евалуационог процеса. Критеријуми доделе у оквиру конкурентне преговарачке процедуре зависе од типа под-уговора: У случају уговора од услугама - селекција се заснива на упоређивању цене и техничког квалитета примљених понуда. Понуда која обезбеди најбољу вредност за новац добија уговор. Нормално је однос 20% цена и 80 % квалитет. У случају уговора о снабдевању робама и радовима – селекција се заснива на најјефтинијој технички компатибилној понуди. Кораци у селекцији у оквиру конкурентне преговарачке процедуре су исти као они који су описани у отвореној процедури. Упркос томе, овде ће се сви кораци селекције поново описати са фокусом на разлике на основу типа под-уговорних пројеката:


Корак 1.: Пријем и регистрација тендера. Корисник мора да региструје тендере које прима обележавајући датум и време пријема и уз пружање потврде за оне који су испоручени лично. Формат потврде је доступан у оквиру анекса A7 Receipt for hand delivered applications/ tenders/ proposals на Интернет страни PRAG-a. У случају пријема тендера преко писарнице потребо им је послати обавештење са прецизним инструкцијама (назив предметног конкурса, рок за доставу понуда и опис поступка примања понуда, поступање у случају понуда које нису адекватно означене или садрже напомене).

Коверте које садрже тендере морају да остану запечаћене и да буду чуване на безбедном месту док не буду отворене. Спољне коверте тендера морају бити нумерисане по редоследу пријема (било да су оне примљене пре рока за подношење тендера или не). Свака доспела понуда се евидентира и означава на лицу места (датум, време приспећа, параф особе која је примила понуду и редни број понуде по редоследу приспећа). За понуде примљене задњег дана рока за доставу понуда се уписује и тачан сат приспећа.


Корак 2.: Припремни састанак. Секретар комисије за чланове комисије припрема: Логистику одмах по добијању решења. (резервисање простора и опреме). Припрема обавештење за писарницу – најкасније 15 дана пре истека рока за доставу понуда. Доставља позив члановима одбора најкасније 5 дана пре истока рока за доставу понуда. Припрема материјал за члановe одбора – најкасније 2 дана пре јавног отварања: упутство, начин употребе стандардних образаца [ За председника: 1 копија конкурсне документације (потврђeна као задња верзија), Контролна листа у вези поступка отварања и истраживање тржишта - буџет. за сваког члана Одбора: ToR/TS, Procurement notice (само у случају мeђународног отвореног надметања), Administrative compliance grid (потписује га само председник, члановима са правом гласа служи само као информација), Помоћни обрасци (Selection criteria sub-grids & technical compliance sub-grids), Обрасци за оцењивање (Evaluation grids) , Questions & answers + corrigendum (уколико је исти објављен)]. Први састанак Комисије за евалуацију се мора одржати пре отварања тендера. Тендерски досије се унапред треба разделити члановима комисије за евалуацију. Председавајући представља сврху тендера, процедуре које треба да се прате од стране Комисије за евалуацију укључујући евалуациону табелу и критеријуме за селекцију и доделу у тендерском досијеу.
Корак 3.: Отварање понуда. Отварање понуда је формалан јавни процес. Иако је јавни процес, учешће у отварању понуда је ограничено на представнике компанија које се надмећу за уговор. Секретар комисије спроводи контролу акрeдитације представника понуђача. Представници понуђача могу приступити ток по предаји овлашћења и документа који их може повезати са особом понуђача (овлашћење) – PRAG 4.3.9.3. Комисија за евалуацију отвара понуде јавно на месту и у време које је утврђено у тендерском досијеу. Активности пре почeтка отварања понуда: Председник проверава доступност свих примљених понуда, логистику у вези јавног отварања и позива представнике понуђача у просторију за отварање понуда. Пре почетка отварања, председник потврђује: Доступност свих понуда које су приселе до тренутка који је означeн као крајњи рок за доставу понуда, крајњи рок за доставу понуда и Констатује да ће се током јавног отварања прегледати само понуде које су стигле у року (понуде пристигле ван рока се отварају након завршетка јавног отварања). Председник пре отварања понуде, обавештава понуђачe и о евентуалним изменама и повлачeњу понуда које су примљене у року. Председник обавештава представнике понуђача о: току самог отварања и садржају информација које ће им бити прeдочeнe (summary of tenders received and tender opening checklist) и доступности извјештаја са јавног отварања [ Основ службени захтев понуђача по ex-ante одобрењу (извјештај се доставља на ex-ante одмах по завршетку отварања заједно са пратећим документима из тендерске документације). Сви Чланови Одбора и сви посматрачи морају потписати декларацију о поверљивости и непристраности Declaration of Impartiality and Confidentiality. Током етапе отварања тендера, листа отварања тендера (tender opening checklist) мора да буде попуњена од стране Председавајућег уз помоћ Секретара комисије за евалуацију. Председавајући мора да утврди да ниједан члан Комисије за евалуацију нема потенцијални сукоб интереса са неким од понуђача (на основу примљених понуда, чланова конзорцијума и било ког утврђеног подуговарача).
Комисија за евалуацију мора проверити да ли су тендери потпуни и да одлучи да ли или не тендери одговарају формалним захтевима тендерског досијеа. Резиме примљених тендера, који је приложен Извештају о отварању понуда (Tender opening report), се мора употребити да би се евидентирала усаглашеност сваке понуде са формалним захтевима подношења. Записник са овог састанка су наведени у Извештају о отварању понуда, и то мора бити доступно понуђачима на њихов захтев.
Корак 4.: Евалуација понуда. Као део техничке евалуације, Комисија за евалуацију анализира комерцијалне аспекте и, тамо где је то применљиво, услужну компоненту тендера да би се утврдило да ли они задовољавају захтеве који су наведени у тендерском досијеу. Резултати се бележе у ДА/НЕ табели за све елементе одређене у тендерском досијеу. Треба да се користи метод без бодовања. Ако су понуде подељене на групе, евалуација треба да се изврши по принципу један по један. Отварају се понуде по редоследу приспећа, пре самог отварања, јавно се констатује стање омотницe и преписују подаци о времену приспећа у Summary of tender received. Председник и секретар парафирају прву страну оригиналне понуде, укључујући и све стране финансијске понуде и уписују редни број на копије ( и парафирају). Паралелно се утврђују, уписују и јавно констатују следећи елементи: Редни број понуде уписан на спољној омотници, Име понуђача, Дан приспећа (и тачно време у случају понуда доспелих задњег дана), Стање пакета (мора гарантовати поверљивости садржаја), Да ли понуда садржи Tender submission form , Да ли понуда садржи Tenderer’s Declaration и то за сваког члана у случају конзорцијума, Да ли понуда садржи гаранцију за озбиљније понуде (Tender guarantee), уколико јe исто прeдвиђeно. Коначну одлуку о формалној прихватљивости понуде. Уз пристанак осталих чланова Комисије за евалуацију, Председавајући може писмено да комуницира са понуђачима чије пријаве захтевају појашњење, нудећи им могућност да одговоре у разумном временском року који је Комисија утврдила. Према врсти подуговарачких уговора, корак Евалуација понуда се разликује.
Корак 4.1.: Евалуација понуда које се односе на конкурентну преговарачку процедуру за уговоре о услугама
Део 1. Провера административне усклађености: Комисија за евалуацију проверава да ли су понуде припремљене у складу са инструкцијама из тендерског досијеа и попуњава табелу административне усклађености. Било која већа формална грешка или рестрикције које утичу на извршење уговора или ремете конкуренцију резултираће одбацивањем те понуде. Националност подуговарача: Комисија за евалуацију у овој фази мора проверити да ли националности било којих подуговарача из техничких понуда задовољавају правило о националности IPA CBC програма. Ако се пројектним задатком захтева да пружалац услуга обезбеди опрему/материјал у складу са детаљним техничким спецификацијама наведеним у пројектном задатку, Комисија за евалуацију мора верификовати да предложене робе задовољавају правило о пореклу. За веће и комплексније тендере, од понуђача се може захтевати да обезбеде доказне документе за предложене главне експерте. Ово укључује копије диплома које су споменуте у биографијама и препоруке послодаваца које доказују професионално искуство наведено у ЦВ-ју. Ако се захтевају докази који недостају то може бити само за релевантно искуство и дипломе које су у захтевима у Пројектном задатку. Административна табела усклађености која је укључена у Тендерском досијеу мора се користити да би се евидентирала административна усаглашеност сваког од понуђача. Формат табеле административне усаглашености је доступан под анексом B8: Табела административне усаглашености15 (B8l Administrative compliance grid) на интернет страни: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?group=B

Део 2 -Техничка евалуација: Након завршетка административне усаглашености Комисија за евалуацију затим прегледава техничке понуде док финансијске понуде морају бити остављене за следећу фазу. Финасијска понуда мора у овој фази остати запечаћена. Када се оцењују техничке понуде, сваки члан додељује свакој понуди оцену од максимум 100 поена у складу са табелом техничке евалуације која је наведена у тендерском досијеу. Ни под којим условима се табела евалуације не може мењати. У пракси, препоручује се да се тендери за одређени критеријум оцењују један по један, уместо оцењивања сваког тендера за све критеријуме пре него што се пређе на други. Тамо где је садржај понуде некомплетан или значајно одступа од једног или више од једног критеријума техничке доделе који су наведени у тендерском досијеу (нпр.захтевани профил одређеног експерта), тендер ће аутоматски бити одбијен без давања бодова, а то се мора образложити у евалуационом извештају. За експерте, бодови треба да се доделе у поређењу са захтевима који су наведени у Пројектном задатку. Сваки гласајући члан Комисије за евалуацију попуњава Евалуациону табелу како би се забележило његово/њено оцењивање сваке техничке понуде да би се успоставила општа процена предности и слабости појединачних техничких понуда. По завршетку техничке евалуације, поени који су додељени од стране сваког гласајућег члана се упоређују на састанку Комисије. Осим нумеричке оцене, члан мора да објасни разлоге свог избора пред Комисијом. Комисија за евалуацију дискутује о свакој техничкој понуди и сваки члан додељује коначну оцену. Чланови комисије могу изменити своје индивидуалне евалуационе табеле као резултат генералне дискусије о оцењивању сваке понуде. Након дискусије, сваки члан Комисије за евалуацију финишира своју евалуациону табелу на свакој од техничких понуда и потписује је пре него да је преда Секретару Комисије за евалуацију. Секретар затим мора саставити резиме коментара чланова Комисије као део Евалуационог извештаја. У случају већих неподударности, чланови који одступају морају дати пуно образложење у току састанка Комисије за евалуацију. Секретар израчунава сакупљени финални скор који је аритметички просек индивидуалних коначних оцена. Комисија за евалуацију може одлучити да реализује интервјуе са предложеним главним експертима како би оценила њихове способности, или путем телефона или лично. У зависности од типа услуге или величине уговора, ово се јако препоручује. Чим Комисија за евалуацију одреди просечну оцену сваке појединачне техничке понуде (математички просек финалних оцена додељених од сваког гласајућег члана), свака понуда која има мање од 80 поена ће бити аутоматски одбачена. Ако ниједна понуда не добије 80 или више поена, тендерска процедура ће бити отказана и поновљена. Од понуда које достижу 80 поена, најбоља техничка понуда добија 100 поена. Остале добијају поене који се израчунавају коришћењем формуле: Технички скор = (финални скор техничке понуде која се оцењује/финални скор најбоље техничке понуде) x 100.





Могући

максимум


Тендерски учесник 1

Тендерски учесник

2


Тендерски учесник 3

Евалуатор 1

100

55

88

84

Евалуатор 2

100

60

84

82

Евалуатор 3

100

59

82

90

Укупно

300

174

254

256

Просечни резултат (математички просек)




174/3=58,00

254/3=84,67

256/3=85,33

Технички резултат (стварни финални резултат/најбољи финални резултат)




Елиминисан*

84,67/85,33x100=99,22

100,00

*Само учесници на тендеру са просечним резултатом од најмање 80 поена се квалификују за финалну евалуацију.

Део 3 - Финансијска евалуација: Након завршетка техничке евалуације, коверте које садрже финансијске понуде, за тендере који нису елиминисани у току техничке евалуације, (тј. оне које су добиле просечни скор од 80 поена или више) се отварају, а сви оригинали ових финансијских понуда се парафирају од стране Председавајућег и секретара Комисије за евалуацију. Комисија за евалуацију треба да утврди да финансијска понуда задовољава све формалне услове. Финансијска понуда која не испуњава ове захтеве може да буде одбачена. Било које одбацивање по овом основу ће морати да буде потпуно образложено од Комисије за евалуацију у Евалуационом извештају. Комисија за евалуацију проверава да ли финансијске понуде садрже аритметичке грешке. Било које аритметичке грешке се исправљају без казне додељене понуђачу. Коверте које садрже финансијске понуде одбијених тендера у фази техничке евалуације морају остати неотворене и сачуване. Оне морају бити архивиране од стране Наручиоца заједно са осталим документима тендерске процедуре. У случају уговора базираних на накнадама, укупна вредност уговора обухвата накнаде (укључујући трошкове запослења), непредвиђене трошкове и провизије за верификовање трошкова, који су утврђени у тендерском досијеу. У случају уговора заснованих на укупној цени (паушални уговори) обезбеђује се само уговорна вредност. Укупна вредност уговора се упоређује са максималним буџетом који је доступан за уговор. Тендери који премашују максимални буџет који је предодређен за уговор бивају елиминисани. За српске партнере у пројекту: средњи курс за конверзију финансијских понуда у еуре ће бити дефинисан у Инструкцијама за понуђаче. У супротном, мора се применити InforEuro средњи курс почевши од месеца лансирања тендерске процедуре. Евалуациони комитет онда наставља са финансијским упоређивањем буџета између различитих финансијских понуда. Провизија за непредвиђене трошкове, као и провизија за верификовање трошкова је искључена из упоређивања финансијских понуда као што је наведено у тендерском досијеу. У случају паушалних уговора, укупна вредност уговора се користи као основ за финансијску евалуацију. Тендер са најнижим укупним провизијама добија 100 поена. Остали добијају поене применом следеће формуле: Финансијски скор = (најниже укупне провизије / укупне провизије тендера који се разматра) x100.





Могући максимум

Тендерски учесник 1

Тендерски учесник 2

Тендерски учесник

3


Буџет

€1.060.500

*Елиминисан у току техничке евалуације

€ 951.322

€1.060.452

Финансијски резултат

(најмањи укупни трошкови/ стварни укупни трошкови x 100)



100

951,322/1,060,452

x 100=89,71


1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   15


База данных защищена авторским правом ©bezogr.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница