Бугарска-Србија ипа прекогранични програм приручник припрема и Имплементација пројекта



страница14/15
Дата30.04.2016
Размер2.27 Mb.
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   15

Средства из буџетске линије резерва (Contingency) се могу користити само уз писмено одобрење од Управног органа. Ова средства се могу користити за додатне активности које резултирају из евентуалних непожељних или хитних ситуација ван субјективне воље уговорних страна. Примери за трошење укупне или делимичне количине средстава из буџетске линије резерве су:




  • Ако је у процесу грађевинских радова неопходно додати извесне количине или извршити активности које прекорачују одобрени дизајн радова;

  • У случају додатних трошкова у процесу имплементације пројекта који се односе на измене у закону- акцизе, порези и друга јавна потраживања која се односе на опрему, вредности услуга и изградње;

  • Околности виша сила;

Када додатни трошкови морају бити направљени у процесу имплементације пројекта, ЛП мора да УО проследи објашњење са детаљним описом и анализом околности које су довеле до такве неопходности, са приложеном компаративном табелом која описује активности и цене уговорене са подуговарачем заједно са тачном сумом (јединична цена, количина, укупна количина) за све евентуалности. У случају уговора о радовима, табела замене се мора потписати од стране сваке стране укључене у процес- дизајнер, супервизор, извођач, представник корисника који је постављен са наредбом или од стране општинске управе, у случају када је корисник са статусом који је другачији од општинске управе. Обавезно је да се документи приложе уз изјаву надзора аутора (дизајнер одређеног дела), супервизора координације грађевинским радовима. Горе наведени документи ће бити предмет прегледа и разматрања од стране МА.



5. Модификовање уговора о субвенцији
Уговор о субвенцији дефинише права и обавезе LP и МА. Одобрени образац и Споразум о партнерству који је потписан између ПП (Партнера на Пројекту) је саставни део Уговора о субвенцији. Уговор о субвенцији експлицитно обезбеђује информације које се тичу периода имплементације пројекта. На основу одредби Уговора о субвенцији, било која измена уговора се мора прописно оправдати и предати Заједничком одбору за надзор како би он то одобрио. Измене ступају на снагу преко додатка-анекса уговору. Допуна ступа на снагу на дан регистрације у деловодном систему МА, и након потписивања од обе уговорне стране осим што случај допуне потврђује измене у националном/европском законодавству са утицајем на имплементацију пројекта- када измене постану ефективне од датума када дотични законски акти постану ефективни. У неким случајевима Водећи партнер може начинити измене уз одобрење или обавештење Управног органа и без потписивања допуне.

Захтев за измену уговора мора да се поднесе заједно са захтеваним пратећим документима. Само Водећи партнер може да иницира промену тако што ће послати захтев за модификовање Управном органу. Захтев за модификовање Уговора о субвенцији може да се поднесе Управном органу 30 дана пре него допуна ступи на снагу. Како би МА имао довољно времена за објављивање процедура за одобрење Захтева за измену, LP би требало да се потруди да преда захтев минимум 60 дана пре истека периода за имплементацију пројекта. У супротном, захтев може бити одбијен.


5.1. Измене које се тичу партнерства
Све измене које се тичу партнерства увек морају имати одобрење од Заједничког одбора за надзор (JMC), и анекс (допуну) Уговора о субвенцији. У случају да партнер намерава да напусти пројекат, или конзорцијум партнера одлучи да замени партнера/е, LP је у обавези да одмах обавести JTS пре него што се спроведе измена да би се ситуација појаснила и да би се осигурало да се прати исправна процедура. LP мора да увери да пратећи измене у партнерству, пројекат још увек испуњава услове за партнерство Програма, а општи карактер (циљеви, учинак и резултати) није промењен. Партнер који напушта пројекат ће остати потпуно свестан и одговоран за све активности које се извршавају и резултате тих активности, све до датума повлачења/замене. У случају да партнер напусти пројекат без замене, онда ће се активности тог партнера разделити осталим партнерима. У случају замене партнера, нови партнер ће преузети све (или део) одговорности партнера који се повлачи (укључујући активности и преостали буџет). Када нови партнер преузме одговорности у оквиру пројекта, остатак активности и буџет ће се разделити међу осталим партнерима. Ново предложени партнер/и морају да испуне услове о квалификованости који су постављени у Водичу за кандидате. Замена партнера у оквиру пројекта не сме да мења нити модификује општи циљ или одређене циљеве пројекта, као и његове учинке и резултате. Званична процедура за захтев за измене мора да укључи следеће документе које LP треба да поднесе УО:

  1. Захтев за модификовање Уговора , који јасно описује и добро оправдава разлоге за такве измене (1 оригинал потписан од представника LP)- Анекс 8;

  2. Изјава о повлачењу партнера који напушта пројекат (1 оригинал потписан од стране законског представника тог Пројектног партнера) – Анекс 8.1 или Писмена одлука партнерства која одстрањује партнера, укључујући тачан датум повлачења (до ког датум трошкова одлазећег партнера ће бити квалификован за ко-финансирање), (1 оригинал потписан од стране законског представника свих Партнера у пројекту);

  3. Ревидирани формулар, који дефинише нову поделу рада модификовањем радног плана и буџета у складу са тим ( 1 оригинал потписан од законског представника LP);

  4. Допуна споразуму о партнерству модификованог партнерства (1 оригинал потписан од стране законских представника LP и других партнера у пројекту);

  5. Нови Обрачун о ко-финансирању дотичних партнера (1 оригинал по сваком партнеру у пројекту, потписан од стране законског представника партнера у пројекту).

У случају захтева за замену/увођење партнера, морају се предати документи који доказују квалификованост, као и финансијску, техничку и административну способност новог партнера, као што се захтева у Водичу за кандидате. Модификација се може имплементирати само након што је одобрена од стране JMC. Промена Водећег партнера, који је уговорна страна и главни одговорни за цео пројекат и партнерство у ИПА Прекограничном програму Бугарска-Србија, је озбиљна и суштинска измена у пројекту. Због тога, промена Водећег партнера се мора формализовати потписивањем новог Уговора о субвенцији. Замењени Водећи партнер је потпуно одговоран за пројектне активности и испоруке све до датума повлачења, када нови Водећи партнер преузима пуну одговорност за пројекат.


5.2. Измене које се тичу садржине пројекта
У случају да се захтева модификовање садржине пројекта, партнери морају да осигурају да ће се постићи сви циљеви, учинци и резултати који су дефинисани у Формулару и да ће се они испоручити пројектом. Процедура која треба да се испрати у случају измене садржаја зависи од значаја измене.


  • Измене које захтевају обавештење МА: У случају измена одобреног пројекта које неће утицати на циљеве пројекта, његове учинке и резултате, и које неће угрозити успешно комплетирање пројекта, захтева се обавештење Управном органу пре него што измена ступи на снагу. Иако ови типови промена не воде до потписивања Допуне, LP би требало да контактира JTS пре него што се измена имплементира да би се појаснила ситуација. LP је у обавези да јасно опише и оправда сваку од таквих промена које се имплементирају у Извештају о напретку пројекта, и оне се сматрају прихваћеним у случају да JTS прихвати тај Извештај о напретку пројекта. Трошкови који се односе на ове промене могу да се начине важећим тек након одобрења тог Извештаја о напретку.

  • Измене које захтевају одобрење од ЈМС и потписивање анекса: Измене у пројекту које мењају одобрене циљеве, учинке и резултате увек требају одобрење од ЈМС, као и анекс Уговора о субвенцији. Такве измене су вероватно производ „више силе“ ( “force majeure” ) које онемогућавају постизање пројектних циљева, учинака и резултата.

5.3. Измене буџета


Реалокација буџета између пројектних партнера: Све измене које се тичу поновне доделе буџета између пројектних партнера увек морају да имају одобрење од ЈМС, као и Допуну Уговора о субвенцији. Измене између буџета партнера су дозвољене у оквиру границе од 20% партнерског буџета који треба да се мења, са сагласношћу свих других партнера и Водећег партнера, само тек након претходног одобрења од стране ЈМС. Границе од 20% не треба да се разматрају одвојено за сваку појединачну измену буџета. То значи да сума за сваку поновну доделу буџета међу партнерима је акумулирана до укупних сума претходних поновних додела док акумулиране суме таквих поновних додела не достигну 20% измењеног партнерског буџета.

Реалокација буџета између буџетских линија: Измене између буџетских линија у оквиру границе од 10% од мање буџетске линије се могу направити уз претходно одобрење МА пре него што се направе трошкови и докле год максимална количина додељених средстава остане непромењена и док главне ставке активности остају непромењене. Измена постаје ефективна након добијања одобрења. Поновна додела буџета између буџетских линија између 10% и 20% мање буџетске линије увек захтева одобрење од ЈМЦ, као и Допуну Уговора о субвенцији.


Реалокација буџета унутар буџетске линије : Измена унутар буџетске, између буџетских подлинија, може се начинити уз претходно одобрење МА, пре него што се направе трошкови и докле год тотална сума буџета остане непромењена и главне ставке активности такође остану непромењене.

5.4. Продужење имплементационог периода


Све измене које се тичу продужења периода имплементације увек захтевају одобрење од ЈМС, као и Допуну Уговора о субвенцији. Продужење периода имплементације пројекта се може захтевати само једном у току целог периода пројектне имплементације. LP мора да узме у обзир да захтевано продужење не сме да прекорачи ¼ одобреног трајања пројекта. Нови период имплементације пројекта не сме да прекорачи максимално трајање пројекта за одређено подручје интервенисања које је одређено у Апликационом пакету. LP треба одмах да обавести JTS у случају да имплементација пројекта толико касни да се главне пројектне активности не могу извршити у току периода имплементације пројекта у оквиру Уговора о субвенцији а остваривање пројектних циљева може бити несигурно.

5.5. Административне измене


Измене које захтевају да се обавести МА: Измене које се тичу административног дела пројекта (измена банковног рачуна, контакт детаљи, адреса комуникације, законски представник) захтевају да се о томе обавести УО у року од 15 дана који прате измену , изузев измена пројектног тима, где се тражи писмено одобрење од УО.
Измене које захтевају одобрење од МА: Измене у пројектном тиму могу да се начине уз претходно одобрење МА пре него што замена постане ефективна. У случају потребе за изменама у пројектном тиму, Водећи партнер треба да преда УО следеће документе:


  1. Захтев за измену уговора који јасно описује и добро оправдава разлоге за такву измену (1 оригинал потписан од стране законског представника LP)- Анекс 8;

  2. Изјава/е о повлачењу члана/чланова пројектног тима који напуштају пројекат (1 оригинал потписан од стране члана) - Анекс 8.2, или „Писмену одлуку о партнерству“ која одстрањује члана/чланове пројектног тима, укључујући тачан датум повлачења (1 оригинал потписан од стране законских представника свих партнера у пројекту (ПП);

  3. CV предложеног новог члана/чланова пројектног тима. Квалификације и способности новог члана/чланова морају да буду компатибилни са онима које има већ одобрени члан у повлачењу.

Измена ће постати ефективна тек након писменог одобрења од стране МА.



6. Надзор и ревизија пројекта
Надзорне активности у оквиру програма и пројекта ће бити извршене од стране Управног органа (МА) и Заједничког техничког секретаријата (JTS). Главни извор за надзор имплементације и напретка уговорних пројеката су извештаји о напретку и посете на лицу места.
Посете на лицу места: Како би се оценио напредак имплементације активности, њихов утицај, квалитет и усклађеност са описаним правилима и процедурама (укључујући трошкове), JTS ће извршити бар иницијалне и финалне посете свим уговорним пројектима у току периода имплементације. У случају озбиљних проблема насталих у току имплементације пројекта, експерти из УО и JTS могу извршити „ ad hoc“ посете. Посете надзора се дешавају или у просторијама LP/ПП, или на месту извођена радова. У току посета, два главна инструмента мониторинга се увек примењују- провера документације и интервјуи.
Ex-post обиласци на лицу места ће се извршити за пет година након завршетка сваког појединачног уговора и постизања резултата који имају за циљ успостављање усклађености и функционалности остварених преимућстава.

У зависности од специфичног случаја, JTS/MA може званично обавестити корисника писмом, у одговарајућем року, о предстојећој мониторинг посети, како би се осигурало његово присуство и асистенција. У неким случајевима, мониторинг посета се може извршити „ad-hoc“ без претходног обавештења.

Ревизије које извршава Ревизорни орган или спољни ревизори су такозвани „ревизори другог степена“. Генерално, ове ревизије укључују проверу узорака CVE који су већ издати од стране контролора (у оквиру „контроле првог степена“) насупрот пратећих докумената и других битних информација у просторијама Водећег партнера и Партнера у пројекту, како би се верификовала тачност и валидност CVE У интересу успешне ревизије, LP мора да припреми сву неопходну документацију, да обезбеди неопходне информације и да дозволи приступ у своје пословне просторије. Водећи партнер и његови партнери морају да спреме и сачувају све документе који су неопходни за ревизију, контролу и евалуацију; такође морају да обезбеде неопходне информације и да омогуће приступ својим пословним просторијама, као и да дозволе мере и истраге које се тичу пројекта, ревизију рачуна и остале документације за период од три године по завршетку Програма.

7. Информације и публицитет
Одговорност за Програмске информације и публицитет припада органима управљања Програмом (који обезбеђују општу комуникацију о програму) и корисницима (Водећи партнер/LP и други Партнери/ПП), који су одговорни за промовисање пројеката и њихових резултата. Према регулативама ЕУ LP и остали Партнери морају да предузму неопходне мере да би осигурали видљивост финансирања или кофинансирања од стране ЕУ и Програмску видљивост. Такве мере морају бити у складу са применљивим правилима о спољашњим активностима која су донесена и издата од стране Комисије и МА. Ова правила су постављена у Приручнику за комуникацију и видљивост за спољашње активности ЕУ који је доступан на EuropeAid19 и Приручник за комуникацију и видљивост Бугарска Србија ИПА Прекогранични Програм20. Све активности информисања и публиковања које су усмерене ка општој јавности морају да обухвате следеће елементе:




European union



Bulgaria – Serbia

IPA Cross-border Programme

CCI No 2007CB16IPO006

а) Лого Европске Уније, одштампан у складу са графичким стандардима који су дефинисани у Анексу I Уредбе (ЕЗ) 1828/2006. Када се застава ЕУ репродукује, она мора бити представљена у својој целости. Уколико има других застава, симбола или имиџа, они морају бити представљени одвојено (и не треба да буду припојени застави ЕУ). Лого ЕУ мора да буде велики бар као било који други лого који је део документа/ставке.

б) Лого Бугарска-Србија ИПА Прекогранични Програм

Сваки корисник ИПА програма мора јасно да назначи да је пројекат суфинансиран у оквиру Бугарска-Србија ИПА Прекограничног Програма.




The project is co-funded by EU trough the Bulgaria–Serbia IPA Cross-border Programme.

Проектът е съ-финансиран от Европейския съюз чрез Програмата за трансгранично сътрудничество по ИПП България–Сърбия.

Овај пројекат се кофинансира од стране Европске уније кроз ИПА Програм прекограничне сарадње Бугарска-Србија.

Свака публикација студије/истраживања резултира у било којој форми медија (укључујући Интернет) и треба да садржи следећу изјаву:




This publication has been produced with the assistance of the European Union through the Cross-Border Programme CCI No 2007CB16IPO006. The contents of this publication are the sole responsibility of and can in no way be taken to reflect the views of the European Union or the Managing Authority of the Programme.

Тази публикация е направена с подкрепата на Европейския съюз, чрез Програмата за трансгранично сътрудничество CCI No 2007CB16IPO006. Съдържанието на публикацията е отговорност единствено на <име на автора / бенефициента> и по никакъв начин не трябва да се възприема като израз на становището на Европейския съюз или на Управляващия орган на Програмата.

Ова публикација је направљена уз помоћ средстава Европске уније кроз “ИПА Програм прекограничне сарадње Бугарска-Србија” под бројем CCI No 2007CB16IPO006. Јединствено одговорно лице за садржај ове публикације је <име аутора / корисника> и ни на који начин не може бити тумачен као став Европске уније или Управљачког тела програма.

Сваки корисник планира активности информисања и публиковања у складу са одређеним циљевима и циљним групама одређеног пројекта, али, генерално, препоручује се да ове активности обухвате бар три од следећих елемената:




  • израду лога пројекта, који ће се користити заједно са логом Програма и логом ЕУ;

  • израду веб сајта пројекта, који треба да буде доступан јавности;

  • публикацију бар једне брошуре/књижице/летка,итд. Са детаљима о резултатима пројекта;

  • организацију завршног јавног догађаја.

У току имплементације пројекта, корисник мора да постави информациону табелу/знак (са логом ЕУ и логом програма) на локацији где се извршавају активности. Узимајући у обзир основне принципе доброг управљања програма прекограничне сарадње, и на основу препорука ЕЗ, саветује се пажљива припрема плана комуникације. Главна сврха овог плана је да олакша управљачком тиму Пројекта у извршавању функција генералне координације целокупних активности у оквиру имплементације пројекта. Према томе, управљачки тим Пројекта треба да припреми тај план на почетку циклуса пројектне имплементације. Пошто је план заснован на елементима комуникације и информисања који су већ укључени у формулару, не захтева се ново одобрење од стране МА/JTS. План комуникације би требало да нагласи опште циљеве пројекта, циљне групе, конкретне активности и инструменте који ће се користити у току имплементације пројекта, очекиване индикаторе достигнућа у оквиру комуникационе стратегије, као и људске и финансијске. Након завршетка пројекта, ако иста организација (Корисник Програма) настави да управља операцијом суфинансираном од стране програма „Бугарска-Србија ИПА програм прекограничне сарадње“, препоручују се следеће две опције:




  1. ако операција нема друге фазе, шест месеци након што је пројекат завршен, ниједан симбол ЕУ/Програма се не може користити при некој активности комуникације која се односи на дотични пројекат/операцију (са изузетком неке комеморативне плоче);

  2. ако операција има друге фазе, које нису суфинансиране од стране Програма „Бугарска-Србија ИПА програм прекограничне сарадње ЦЦИ бр. 2007ЦБ16ИПО006“, следећа реченица треба бити укључена у материјалима информативне и комуникације: “Иницијална фаза <датуми> овог пројекта/операције је подржана од стране Програма „Бугарска-Србија ИПА програм прекограничне сарадње CCI No 2007CB16IPO006“)”.

8. Затварање пројекта
Процес затварања пројекта почиње подношењем финалног извештаја о напретку пројекта и последњег захтева за исплату. LP мора да укључи све трошкове који се односе на задњи период извештавања и ако релевантни трошкови пројектних партнера нису предати у претходном периоду извештавања. То значи да након подношења финалног извештаја о напретку пројекта и финалног захтева за исплату, LP не може да подноси даље захтеве за исплату. У току закључења пројекта, JTS верификује финални извештај о напретку пројекта и проверава да ли су све активности испуњене у складу са одобреним формуларом, и да ли су сви захтеви из Уговора о субвенцији испуњени (нпр. пројекат је комплетно имплементиран извршавањем планираних активности, планирани учинци и резултати пројекта су реализовани правовремено, итд.). Трошак који је наведен у финалном захтеву за исплату се мора извршити пре истека рока за имплементацију пројекта који је наведен у Уговору о субвенцији. У случају да је пројекат завршен а финални извештај о напретку пројекта одобрен од стране JTS, МА наставља са финансијским закључивањем пројекта како би се израчунао износ финалног ИПА и националног суфинансирања пројекта. Након одобрења финалне исплате Водећем партнеру, пројекат се сматра затвореним. LP има обавезу да задржи ,у сврхе ревизије, све фајлове, документе и податке о пројекту бар три године након закључења Програма.
Битни документи за чување


Документ

Водећи партнер

Партнер у пројекту

  1. Одобрени формулар

оригинал

копија

  1. Споразум о партнерству (и његови амандмани)

оригинал

оригинал

  1. Уговор о субвенцији

оригинал

Није релевантан

  1. Амандмани уговора о субвенцији

оригинал

Није релевантан

  1. Извештаји о напретку пројекта

оригинал

Није релевантан

  1. Захтеви за исплату

оригинал

Није релевантан

  1. Потврда о верификацији трошкова

оригинал

оригинал

  1. Сви рачуни, фактуре и рачуноводствени документ

само фактуре LP у оригиналу

само фактуре ПП у оригиналу

  1. сви пратећи документи везани за трошкове пројекта (нпр изводи из банке, документи о јавним набавкама

само пратећи документи LP у оригиналу

само пратећи документи ПП у оригиналу

  1. све испоруке пројекта (материјали произведени у току периода пројекта)

само пројектне испоруке LP

у оригиналу



само пројектне испоруке ПП

у оригиналу



  1. документација везана за провере на лицу места од стране контролора

Само документација LP у оригиналу

само документација ПП у оригиналу

  1. документација о мониторинг посетама од стране JTS

само документација LP у оригиналу

само документација ПП у оригиналу

  1. Ревизорски извештаји, ако је применљиво

Оригинал и остали извештаји -копије

Није релевантан

Одрживост пројекта: У складу са чланом 57(1) Уредбе Савета (ЕС) Бр 1083/2006, пројекат задржава допринос из фондова само ако тај пројекат, у периоду од пет(5) година, не претрпи суштинске измене:




  1. које утичу на његову природу или услове његове имплементације или дају фирми или јавној установи неприкладну предност; и




  1. које резултирају или из измене у природи власништва ставке инфраструктуре или прекида продуктивне активности.

Права која се односе на титулу, индустријску или интелектуалну имовину у пројекту и извештајима и другим документима треба да буду власништво LP и ПП. LP треба да гарантује широко публиковање резултата пројекта и учини их доступним јавности.


1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   15


База данных защищена авторским правом ©bezogr.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница